Automatización de procesos: ¿por dónde empezar?

Los avances de la tecnología y las telecomunicaciones han sido importantes en la mejora de los negocios. Todo ello ha obligado a las empresas a estar a la altura de este hecho para ser competitivas y productivas.

Esto puede realizarse desde el momento en que se concibe cómo crear una empresa o si esta ya existe. Es así como la automatización de procesos tiene un rol de importancia para satisfacer las demandas de los clientes y del entorno próximo. Entonces, ¿qué debe conocerse?

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos se refiere a la implementación de tecnologías que permiten realizar tareas de manera automática, reduciendo la intervención humana. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza errores y mejora la eficiencia. Para comenzar con la automatización, es fundamental identificar los procesos que son repetitivos y que consumen mucho tiempo.

Una buena práctica es realizar un análisis detallado de las operaciones actuales. Pregúntate: ¿Cuáles son las tareas que se repiten a diario? ¿Dónde se presentan cuellos de botella? Al responder estas preguntas, podrás determinar qué áreas se benefician más de la automatización.

Una vez identificados los procesos, el siguiente paso es investigar las herramientas y tecnologías disponibles. Existen diversas soluciones en el mercado, desde software de gestión empresarial hasta sistemas de inteligencia artificial. Es importante elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades específicas de tu negocio.

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Además, la capacitación del personal es crucial. La automatización no solo implica la implementación de nuevas tecnologías, sino también un cambio en la cultura organizacional. Asegúrate de que tu equipo esté preparado para utilizar las nuevas herramientas y comprenda los beneficios que estas aportan.

Finalmente, es recomendable establecer un plan de implementación gradual. Comienza con un proceso pequeño y, a medida que vayas viendo resultados positivos, expande la automatización a otras áreas. De esta manera, podrás gestionar mejor los cambios y asegurar una transición suave.

Minimizar tiempo y errores es fundamental para las empresas. De modo que la automatización de procesos implica el uso de nuevas tecnologías que requieran el mínimo de intervención humana.

En el contexto de la digitalización y la modernización, este término se refiere a un proceso. Este proceso lo realiza un artefacto tecnológico sin intervención humana (Houy, Hamberg y Fettke, 2019).

Beneficios de la automatización de procesos

Usualmente, automatizar cualquier operación resulta en tareas manuales, repetitivas y monótonas. Es por ello que las organizaciones deben revisar minuciosamente su flujo de trabajo para indagar sobre las actividades que necesitan optimizarse. ¿Qué beneficios conlleva esto?

• Ahorro de tiempo
• Mínimo error
• Menores costos
• Mayor precisión

Según la Revista Byte, una encuesta realizada a altos ejecutivos de la mediana y gran empresa arrojó que el 90 % de ellas emplean la tecnología para la automatización de procesos empresariales. Se revela que esta transformación digital ha ayudado a los negocios en la búsqueda de la eficiencia. Entre algunas de las ventajas encontradas tras esta adopción, se tienen:

1. Incremento en la satisfacción de los clientes.
2. Se minimizaron las tareas repetitivas, lo que significó una mejor atención de los empleados.
3. Mejor aplicación del marketing en los productos y servicios ofertados.
4. Fuentes de ingresos variadas.

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¿Por dónde empezar la automatización?

En primer lugar, es bueno dar un vistazo a las siguientes situaciones prioritarias:

• Hay un gran volumen de tareas en el proceso.
• Se encuentran muchos empleados involucrados en las actividades.
• Cada proceso representa un impacto significativo en otros procesos y en los costos.
• La auditoría de cada operación ha arrojado una necesidad de cumplimiento y mejora.

Lo anterior son pistas que pueden indicar la necesidad de la automatización de los procesos. Una vez detectada, se pueden seguir estos pasos:

• Es importante tener una comprensión detallada de las tareas implicadas, de quiénes son sus responsables y de cuándo debe ejecutarse la actividad.
• Plantearse objetivos claramente definidos al decidir automatizar un proceso.
• Medir los resultados por cada fase del proyecto. Muchos esperan resultados de la noche a la mañana; sin embargo, es importante comprender que las etapas deben darse paulatinamente.
• Invertir en formación para los empleados que incluya el tiempo de adaptación de los nuevos procesos automatizados.
• Emplear soluciones tecnológicas adaptadas a las necesidades y capacidades de la organización.

Finalmente, la automatización de procesos podría requerir cierta inversión inicial. Es fundamental, entonces, priorizar los recursos de manera efectiva, identificando las áreas donde las mejoras generarán el retorno de la inversión más alto para la organización.